Risikoplanung für Ihren Messeplan 2021

Messen bieten Unternehmen die perfekte Gelegenheit, ihre Dienstleistungen und Produkte potenziellen Kunden zu präsentieren. Eine gut geplante und organisierte Messe kann es einem Unternehmen ermöglichen, potenzielle Kunden zu treffen und so starke Verkaufsanfragen zu generieren. Das Gleiche kann man von einer schlecht geplanten Messe nicht behaupten. Bei dem Messeplan ist es wichtig, Risiken zu identifizieren, die dem Erfolg im Wege stehen könnten.

Es wäre hilfreich, wenn Sie sich vor Augen halten, dass die Planung einer Messe nichts anderes ist, als das Management eines Projektes um somit alle inhärenten Risiken zu identifizieren. Im Jahr 2020 hat uns die Coronavirus-Pandemie gezeigt, wie krisenanfällig die Messeindustrie ist. Es wird einige Zeit dauern, bis sich die Branche vollständig erholt hat, aber in Zukunft wird ein Risikomanagementplan einen großen Beitrag dazu leisten, Ihre Messe vor ähnlichen Störungen zu schützen.

Die wesentlichen Risiken einer Messe

Fair Messe Messen

Risiken sind allen Aktivitäten inhärent, auch bei Messen. Alles kann jederzeit passieren, unabhängig von den Strategien zur Risikominderung, die Sie einsetzen. Die kritischsten messebezogenen Risikofaktoren sind:

Regulatorische Risiken

Welche lokalen, staatlichen, bundesstaatlichen und branchenspezifischen Vorschriften müssen bei Ihren Veranstaltungen beachtet werden? Wie wirken sich die Vorschriften auf Ihre Messe und Veranstaltungsabsage aus?

Vertragliche Risiken

Welche Vertragsklauseln haben Sie mit Veranstaltungsanbietern, wie z. B. dem Messe-Management-Unternehmen, Technologieanbietern und der Produktionsfirma?

Branding-/Image-Risiken

Wirkt sich die Ausrichtung, Absage oder jede andere Maßnahme, die Sie ergreifen, auf die Marke und das öffentliche Image Ihres Unternehmens aus? Stellen Sie in diesem Zusammenhang sicher, dass der Messeplan mit dem Unternehmensimage Ihrer Organisation übereinstimmt.

Zahlungs-Risiken

Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen von Teilnehmern und Ausstellern verbucht werden?

Sicherheit und Sicherheitsrisiken

Unvorhergesehene Ereignisse wie politische Unruhen, Gesundheitsprobleme und Naturkatastrophen können jederzeit auftreten und Ihren Messeplan stören. Diese Ereignisse erfordern eine Krisenvorsorge. Haben Sie Maßnahmen, um diese abzumildern/auszuschalten?

Während sich die Messeindustrie von den verheerenden Auswirkungen der COVID-19-Pandemie erholt, sollten Messeplaner lernen, wie sie die Risiken identifizieren, analysieren, bewerten, vermeiden, abmildern, minimieren oder beseitigen können.

Messeplaner sollten bereit sein, schnell zu handeln, um inakzeptable Risiken zu beseitigen, bevor sie ihre Veranstaltungen stören. Ein robuster Risikomanagementplan hilft dabei, Situationen zu bewältigen, die sich als störend erweisen könnten. Es ist am besten, sich vor Augen zu halten, dass bei der Planung einer großen Veranstaltung mehr auf dem Spiel steht, was das Risiko betrifft.

Risikomanagement für Messen

Laut PwC wird die globale Messeindustrie im Jahr 2021 einen Wert von 16,8 Milliarden Dollar haben. Allerdings stellen Risiken wie die COVID-19-Krise eine erhebliche Gefahr für Veranstalter dar. Viele Messen, die für 2020 im Messeplan geplant waren, wurden entweder verschoben oder ganz abgesagt. Mit Blick auf das Jahr 2021 stellt sich die Frage: Wie können Messeveranstalter die Risiken, mit denen sie konfrontiert sind, minimieren? Hier erfahren Sie, wie Sie die Risiken, denen Sie ausgesetzt sind, erfolgreich managen können:

Risikobewertung durchführen

Risiken kennzeichnen sowohl kleine als auch große Messen. Um die Risiken für Ihre Messe zu erfassen, ist es wichtig, eine Risikobewertung durchzuführen. Bewerten Sie alles, was mit Ihrer Messe zusammenhängt, einschließlich des Veranstaltungsortes und sogar der Reiserouten. In diesem Zusammenhang sollten Sie sich die folgenden Schlüsselfragen stellen:

  • Welche Risiken bestehen bei der Durchführung der Messe?
  • Haben Sie eine Stornierungsklausel mit den Anbietern der Veranstaltung?
  • Ist die Messe versichert?

Was deckt die Versicherungspolice ab?

Wenn Sie diese Fragen beantworten können, sind Sie in der Lage, die potenziellen Auswirkungen von störenden Ereignissen auf Ihre Messe abzuschätzen. Ebenso wird es einfacher sein, den einzelnen Risiken, die Sie identifiziert haben, einen Dringlichkeitsgrad zuzuordnen.

Überprüfen Sie Ihre Stornierungsrichtlinien

Die Durchführung einer Messe ist teuer, auch wenn diese Veranstaltungen eine Einnahmequelle für Ihr Unternehmen darstellen. Wenn sich Risiken zu Krisen auswachsen, wird Ihre Veranstaltung zweifellos einen Rückschlag erleiden, was sich auf die Kosten auswirkt.

Vergessen Sie bei der Risikoplanung nicht, Ihre Stornierungspolitik in Bezug auf Sponsoren, Aussteller und Förderer zu überdenken. Machen Sie sich ein klares Bild davon, wie viel Geld Sie beiseite legen werden, um jede Gruppe im Falle einer Absage der Messe zu entschädigen und wie sich dies auf Ihre Einnahmequellen und Ihren Cashflows auswirken wird.

Sobald Sie Ihre Stornierungsrichtlinien und die eventuell anfallenden Rückerstattungen bewertet haben, entscheiden Sie, ob es angemessen ist, Ihre Veranstaltung abzusagen, zu verschieben oder virtuell durchzuführen. Jede dieser Optionen hat ihre Vor- und Nachteile. Die Entscheidung, die Sie treffen werden, hängt von der Größe Ihrer Veranstaltung und der Anzahl der erwarteten Teilnehmer ab.

Abschließende Worte

Die Messeindustrie hat im Jahr 2020 einen schweren Schlag erlitten. Planer sollten Wege finden, dass Risikomanagement in die Veranstaltungsplanung einzubeziehen, um eine ähnliche Situation im Jahr 2021 abzuwenden. Bei der Risikoplanung auf Messen geht es um Agilität, Flexibilität und Vorbereitung. Die Antizipation von Risiken und die Vorhersage ihrer operativen Auswirkungen ermöglichen es Ihnen, Systeme und Prozesse zu implementieren, um im Falle ihres Eintretens effektiv auf sie zu reagieren.

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