4 wichtige Punkte für die erfolgreiche Teilnahme an einer Messe

Wir schreiben das Jahr 2021 und es ist Zeit für das "globale Dorf", das 24 Stunden am Tag mit dem Internet verbunden ist, für den internationalen Austausch per Videokonferenz, für Live- und Online-Produktdemonstrationen.
Und doch spielen Messen nach wie vor eine wichtige Rolle im Marketing, insbesondere im Direktmarketing kleinerer Unternehmen.

Die Zahl der weltweit durchgeführten Fachveranstaltungen ist beeindruckender denn je, sie lag 2010 bei 7.844.
Warum so viel? Vielleicht einfach, weil Messen dieses zeitlose Bedürfnis nach Sehen, Anfassen, Austauschen, Verhandeln usw. befriedigen. Sie geben den Geschäftsbeziehungen diese menschliche Dimension, die im Internet, per Telefon oder Videokonferenz nicht zu finden ist.

Darüber hinaus bieten sie Besuchern und Ausstellern die Möglichkeit, in der Regel einmal im Jahr, eine Bestandsaufnahme ihres Tätigkeitsbereichs oder ihres Geschäfts zu machen und sich in einem speziellen Bereich Zeit für Gespräche zu nehmen.
Es wäre jedoch ein Fehler zu glauben, dass das Ausstellen für jeden ohne besondere Vorbereitung möglich ist und dass die bloße Anwesenheit auf einem Stand ausreicht, um Geschäftsbeziehungen und Verkäufe abzuschließen.
Denn um das Beste aus einer Messe herauszuholen, ist es notwendig, eine bestimmte Organisation und Mittel einzusetzen, sonst kann das konkrete Feedback enttäuschend ausfallen.

Wenn Sie die folgenden wenigen Regeln beachten, können Sie Ihre Vorbereitung auf und Ihre Teilnahme an einer Fachveranstaltung optimieren.

Dies liegt auf der Hand, aber man sollte bedenken, dass es nicht darum geht, an einer "zufälligen" Messe teilzunehmen, sondern an der für das Unternehmen interessantesten Veranstaltung in Bezug auf das Feedback unter der Liste aller durchgeführten Messen.

Man kann die Websites der Industrie- und Handelskammern, der Vereine oder der Berufsverbände konsultieren, auf denen alle auf lokaler Ebene oder nach Tätigkeitsbereich geplanten Veranstaltungen aufgeführt sind.

Manchmal gibt es nur eine jährliche Versammlung, die dem Markt des Unternehmens entspricht. In diesem Fall wird die einzige Frage sein, ob man "dorthin geht" oder nicht.

Wenn jedoch mehrere Ereignisse für ein Tätigkeitsfeld von Interesse zu sein scheinen, ist es ratsam, die beste Auswahl, wie folgt, zu treffen:

- Nehmen Sie ein Jahr vorher als Besucher teil. Dies ist der beste Weg, um die Qualität einer Ausstellung zu beurteilen. Dieser Besuch ermöglicht es, die Teilnehmerzahl und das Profil der Besucher abzuschätzen, die Homogenität der Aussteller, die Anwesenheit von Wettbewerbern, die Qualität der Organisation, die zugewiesene Fläche (Stände, Gänge, Konferenzräume etc.) zu überprüfen.

– Suchen Sie nach der Besucherstatistik: Anzahl der Besucher und Aussteller der vergangenen Ausgaben. Die Anzahl der Besucher kann beim Veranstalter erfragt werden, mit der möglichen Aufteilung zwischen Einzelpersonen und Fachleuten. Die Anzahl der Aussteller entnehmen Sie bitte dem offiziellen Messekatalog.

– Überprüfung des Rufs der Veranstaltung und des Rufs des Veranstalters bei Kunden und Partnern, in Internetforen oder über die Medien. Eine Veranstaltung, die fachkundige Aussteller zusammenbringt, deren Werbung aber vom Veranstalter verpfuscht wird, wird beim Publikum nicht beliebt sein. Ebenso wird eine Veranstaltung, die in der Öffentlichkeit gut beworben wurde, deren Ausstellerrekrutierung aber verpfuscht wurde („Tütenmesse“), an Glaubwürdigkeit in der Öffentlichkeit verlieren.

– Sammeln Sie einige monetäre und organisatorische Informationen: Ist der Preis pro Quadratmeter angemessen? Sind die interessanten Stände von einem Jahr zum nächsten verfügbar? Welche Größe und Lage haben die Stände der Wettbewerber?

Generell sollten Sie sich vor „jungen“ Veranstaltungen hüten, deren Ruf in Fachkreisen und in der Öffentlichkeit noch nicht etabliert sind. Sehr oft finden diese Veranstaltungen zu Zeiten statt, die nicht sehr geschäftsfördernd sind, wie z. B. während der Schulferien (man muss sagen, dass die Messekalender bereits gesättigt sind) und wenn sie nicht von einem großen Akteur der Veranstaltungsbranche organisiert werden, ist die Organisation dieser Messen noch nicht gut etabliert, ihre Teilnehmerzahlen sind unsicher und die Aussteller präsentieren ein heterogenes Angebot.

Mehr noch als bei anderen Marketingmaßnahmen ist es notwendig, einen echten "Messe-Projektleiter" im Unternehmen zu identifizieren, um seine Teilnahme vorzubereiten, auch wenn die Organisation letztlich mehrere Personen einbeziehen muss, die verschiedenen Abteilungen angehören.

Der "Messe-Projektleiter" wird derjenige sein, der die Organisation und Durchführung des Betriebs, die Zentralisierung der Anfragen und die Kontrolle der Ausgaben koordiniert.
Er oder sie ist die zentrale Anlaufstelle für potenzielle Lieferanten und Dienstleister, verteilt Aufgaben, achtet auf die Einhaltung von Fristen.

Die Fähigkeiten, die er oder sie nachweisen muss, sind:

- Organisatorische Fähigkeiten: Verwaltung von Details, Einhaltung des Zeitplans und des Budgets
- Kenntnisse im Projektmanagement: Methodik und Werkzeuge (Scoping, Planung, Kommunikationsplan, Schätzung und Verteilung von Kosten und Aufwand etc.)

- Verhandlungsgeschick: sowohl um Preise zu "ziehen" und die besten Konditionen zu erhalten, aber auch um Lieferanten und Teams zur Einhaltung von Terminen zu bewegen

- Attraktivität für die Veranstaltung: Das bedeutet Kundenservice, Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, Zeitpläne zu verwalten, die immer voller werden, je näher die Veranstaltung rückt

- Das Vertrauen der Unternehmensleitung, in völliger Autonomie zu arbeiten und die Trägheit bei der Entscheidungsfindung zu begrenzen

- Kenntnisse in Marketing und Kommunikation: Dateien, Medien, Preise, Verkaufsgespräche, etc.

- Hervorragende Kenntnisse über das Unternehmen, seine Produkt- oder Dienstleistungslinien und seine Kunden sowie Teamfähigkeit und Stressresistenz

Sobald der Messemanager ernannt wurde, ist es in seinem Interesse, alle Dokumente, wie im Folgenden dargestellt, in einem einzigen speziellen Ordner, der allen Projektbeteiligten zugänglich ist, zu sammeln: Rahmennotizen, Planung, Kommunikationsplan, Kostenvoranschläge, logistische Informationen, Besprechungsprotokolle, Aufgabenverteilung, interne Kommuniqués usw.
Dieser Ordner entwickelt sich im Laufe der Zeit weiter, wobei die Aktualisierungs- und Kommunikationsintervalle mit der Zeit immer enger werden:

- Von zwei Monaten zu sieben Tage: wöchentliche Kommunikation

- Von sieben Tage zu einem Tag: tägliche Kommunikation

Die Vorbereitung einer Messeteilnahme ist eine zeitintensive Aufgabe. Generell wird geschätzt, dass die Teilnahme an einer Messe, genau wie die Produktion eines Jahreskatalogs, von einem Jahr auf das nächste geplant werden muss und somit fast ein Jahr Vorlaufzeit benötigt!
Natürlich ist das alles eine Frage der Mittel: Mit einem engagierten Team, erheblichen finanziellen und materiellen Ressourcen ist es möglich, einige Wochen vor der Veranstaltung eine Entscheidung zu treffen.
Unter allen Instrumenten des Direktmarketings muss man jedoch bedenken, dass Messen die schwersten Aktionen in Bezug auf Vorbereitung, Logistik und Budget sind.

4 wichtige Punkte für die erfolgreiche Teilnahme an einer Messe

1. Finden Sie die richtige Veranstaltung

2. Ernennen Sie einen Projektleiter "Messe"

3. Vorbereiten eines "Special Lounge"-Ordners

4. Fangen Sie früh an!

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