Worin besteht der Beruf der Telefonzentrale-Hostess?

Der Beruf des Empfangsmitarbeiters umfasst eine große Bandbreite an verschiedenen Positionen. Sie können z.B. den Empfang an einem Flughafen, in einem Unternehmen, einem Verein oder bei einer großen Veranstaltungsmesse übernehmen. Einige große Unternehmen sind tagtäglich mit einer Vielzahl von Anrufen von außen konfrontiert und müssen diese gleichzeitig an die verschiedenen Mitarbeiter weiterleiten. Und genau hier kommt die Empfangsdame in der Telefonzentrale ins Spiel. Denken Sie darüber nach, diesen Beruf zu erlernen? Hier sind seine Hauptaufgaben, um Ihnen bei Ihrer Entscheidung zu helfen.

Hostess in der Telefonzentrale: Erfahren Sie mehr über den Beruf.

Die Empfangsdame in der Telefonzentrale nimmt zum einen externe Anrufe entgegen, d.h. von allen Personen, die mit dem Unternehmen in Kontakt treten, um mit einem bestimmten Mitarbeiter zu sprechen oder eine Information zu erhalten. Sie kümmert sich auch um interne Anrufe, bei denen die Mitarbeiter miteinander kommunizieren oder sich gegenseitig Nachrichten hinterlassen können.

Je nach Unternehmen, für das sie arbeitet (öffentlicher oder privater Sektor), kann die Empfangsdame ihre Arbeitszeit einerseits nur der Entgegennahme von externen und internen Anrufen widmen oder andererseits parallel dazu den physischen Empfang der Öffentlichkeit und bestimmte Sekretariatsaufgaben übernehmen.

Hier eine Zusammenfassung der Hauptaufgaben einer Empfangsdame in der Telefonzentrale:

  • Entgegennahme von Anrufen von außen und Weiterleitung an den gewünschten Gesprächspartner.
  • Weiterleitung bestimmter Informationen direkt von der Telefonzentrale an Kunden, Partner oder Einzelpersonen.
  • Warteschleife bei anhaltenden Anrufen
  • Verwaltung der internen Kommunikation zwischen den verschiedenen Mitarbeitern
  • Entgegennahme von Nachrichten und deren Weiterleitung an die entsprechenden Personen im Unternehmen.
  • In manchen Fällen Übernahme des physischen Empfangs: Information, Orientierung, Entgegennahme von Nachrichten, Verwaltung der Wartezeit vor einem Termin usw.
  • In einigen Fällen Übernahme von Sekretariatsaufgaben (Verwaltung von Terminkalendern, Vereinbarung von Terminen, Aktualisierung von Computerdateien usw.).

Welche Qualitäten werden von einer Empfangsdame in der Telefonzentrale erwartet?

Die Empfangsdame in der Telefonzentrale nimmt einen sehr wichtigen Platz im Unternehmen ein. Sie ist sehr oft die erste Ansprechpartnerin für Personen, die mit dem Unternehmen Kontakt aufnehmen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie das Unternehmen, für das sie arbeitet, seine Aufgaben, Arbeitsweise und Ziele genau kennt. Sie muss stets in der Lage sein, klare und präzise Informationen zu geben.

Von einer Empfangsdame in der Telefonzentrale wird erwartet, dass sie sich höflich ausdrückt und einen Tonfall anschlägt, der Verfügbarkeit und Enthusiasmus vermittelt. Sie ist die stimmliche Verkörperung des Unternehmens, für das sie arbeitet. Da sie auch für den physischen Empfang von Besuchern zuständig ist, sollte die Telefonistin auch ein gutes Erscheinungsbild haben und lächeln.

Die Hostess in der Telefonzentrale muss außerdem gut organisieren können und ein gutes Gedächtnis haben. Sie muss Anrufe schnell weiterleiten, falls die Telefonzentrale überlastet ist, und sie muss sich die mitgeteilten Informationen merken, um den Mitarbeitern die Nachrichten zu hinterlassen. Es ist auch empfehlenswert, in diesem Beruf vielseitig zu sein, vor allem, wenn sie den physischen Empfang und Sekretariatsaufgaben übernehmen müssen.

Welche Ausbildung braucht man, um Empfangsdame in der Telefonzentrale zu werden?

Es gibt keine spezielle Ausbildung zur Empfangsdame für die Telefonzentrale. Sie haben jedoch bessere Chancen, wenn Sie sich für einen Studiengang entscheiden, der mit dem Empfang oder dem Sekretariat zu tun hat. Arbeitgeber suchen in der Regel nach Personen mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung, und im öffentlichen Sektor ist die Stelle über ein Auswahlverfahren zu besetzen.


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