Die 23 Regeln einer erfolgreichen Messeveranstaltung (4 von 5)

Diskussionsbericht

Sie gehen auf eine Verbrauchermesse, um Ihre Produkte zu bewerben und zu verkaufen. Wenn Sie an einer Fachmesse teilnehmen, dann sicherlich, um Partner zu treffen und Verträge abzuschließen. Um effektiv zu sein, müssen Sie sich selbst organisieren, um ein Maximum an Informationen in einem standardisierten Format zu sammeln. Ein Gesprächsbericht ist eine gute Möglichkeit, die Details Ihrer Gespräche mit Ihren Interessenten zu sammeln.

Dieses Dokument sollte eine klare Struktur haben und grundlegende Informationen wie Name, Adresse, Firma, E-Mail und Telefonnummer des Ansprechpartners usw. enthalten. Sie sollten auch das Interesse des Kunden angeben und zusammenfassen, was besprochen wurde.

Schließlich muss Ihr Dokument zwingend den nächsten Schritt angeben: Wer kontaktiert wen und mit welcher Art von Informationen. Vergessen Sie nicht, ein Feld zum Anbringen der Visitenkarte vorzusehen!

Reinigungsmittel und Bürobedarf

Dies ist das ultimative Messe-Survival-Kit.

Wenn Sie sich für den Besuch einer Messe entscheiden, sollten Sie dieses Survival-Kit immer bei sich tragen:

  • Klebeband (Schließt Kisten und löst kleinere Probleme)
  • Doppelseitiges Klebeband (immer praktisch zum Flicken von Dekorationen, die nicht gut halten)
  • Stifte und Papier (Sie werden wahrscheinlich Notizen machen müssen)
  • einen Schraubendreher (glauben Sie uns, dieser ist oft unerlässlich!)
  • einen Cutter (schließen Sie ihn nicht in einer Schachtel ein, Sie werden ihn zum Öffnen Ihrer Schachteln brauchen!)
  • einen Hefter (mit einer Nachfüllpackung Heftklammern, um z. B. Visitenkarten zu befestigen)
  • einige Büroklammern (immer praktisch, um den Verlust von Broschüren und Dokumenten zu vermeiden)
  • einen Vorrat an Visitenkarten (zum Verteilen an Ihre Kontakte)

Abgesehen von diesen essentiellen Dingen, könnten Sie auch vorbereiten:

  • Wasser und Getränke
  • Snacks (ein mehrtägiges Stehenbleiben kann anstrengend sein: eine kleine Leckerei zwischendurch gibt Ihnen die Kraft, mit einem Lächeln weiterzumachen).
  • Reinigungsmittel (nachdem Sie täglich von tausenden Besuchern besucht werden, ist eine kleine Reinigung des Standes notwendig)
  • Süßigkeiten, Pralinen, Kuchen (erfreuen Sie Ihre Besucher und machen Sie ihnen Lust, länger zu bleiben)

Blumen (ein Stand, an dem man sich wie zu Hause fühlt, ist so viel angenehmer)

Organisation der Messe

Sie müssen alle Details im Zusammenhang mit der Organisation der Messe vorbereiten, insbesondere die Zeitpläne (Öffnung/Schließung), Details im Zusammenhang mit dem Parken, Stunden für die Installation von Ständen und die Lagerung, Genehmigungen für Kraftfahrzeuge, etc.

Wenn Sie alle diese Details im Voraus kennen, können Sie eine Reihe von offensichtlichen Problemen vermeiden. Bei der Vorbereitung auf diesen Schritt ist es wichtig, einen Ordner anzulegen, der Kopien aller wichtigen Dokumente enthält (Messeordnung, Grundriss, Wandplan, Kopien der Kommunikation mit dem Veranstalter usw.). Nehmen Sie all diese Dokumente mit auf die Messe: Der Zugriff darauf kann Ihnen helfen, komplizierte Situationen abseits Ihres Schreibtisches zu lösen.

Flugtickets und Hotel

Die Organisation der Messe ist eine Sache. Der Weg dorthin ist ein anderer.

Flugtickets und vor allem die Hotels rund um das Kongresszentrum sind oft schon mehrere Wochen vor der Veranstaltung ausgebucht. Vernachlässigen Sie diesen Schritt nicht und buchen Sie Ihre Flugtickets und Ihr Hotel so früh wie möglich.

Persönlicher Transport

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie Sie vom Hotel zum Kongresszentrum kommen? Vom Flughafen/Bahnhof zum Kongresszentrum?

Vielleicht sollten Sie sich vor Ihrer Abreise die Taxitarife ansehen und sie mit den Tarifen der Autovermietung vergleichen.

Außerdem kann es sein, dass während der Zeit der Ausstellung keine Taxis zur Verfügung stehen, daher sollten Sie Ihre Fahrt sorgfältig planen.

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