Hostessen: vier Tipps zur Optimierung ihrer Rolle

Eine Messe sollte es dem Unternehmen ermöglichen, neue Kunden zu gewinnen. Die Hostessen können neben ihrer Rolle der Animation auch eine strategische Funktion haben.

1. Werbung einer Hostess mit kommerziellen Fasern

"Eine Hostess ist oft die erste Person, die der Besucher trifft, wenn er sich einem Stand nähert. Deshalb müssen Sie diesen Markenbotschafter mit größter Sorgfalt auswählen", sagt Xavier Lucron, unabhängiger Marketingberater und Autor von „Optimize your trade show investment“*. Deshalb muss ihre Rekrutierung nach genauen Kriterien erfolgen. Ideal ist es, junge Mädchen mit kaufmännischem Hintergrund oder sogar Wirtschaftsstudenten einzustellen", empfiehlt Sybille Brossette, Direktorin der Hostess Agentur Sybil. Dies wird ihnen eine natürliche Neigung geben, einen relevanten kommerziellen Diskurs zu nutzen und ihre theoretische Ausbildung in die Praxis umzusetzen. "Wenn Sie mehrere Ausstellungen pro Jahr besuchen, können Sie erwägen, jedes Mal die gleichen Hostessen zu beschäftigen. Dies erspart Ihnen die Notwendigkeit wiederholter Schulungen. Achten Sie beim Vorstellungsgespräch mit der Person, die Sie einstellen möchten, darauf, dass sie sich artikuliert und das Image des Unternehmens widerspiegelt. Um Fehler zu vermeiden, ist es am besten, einen spezialisierten Dienstleister zu beauftragen. Wenn Sie sich an eine Hostess Agentur wenden, können Sie eine "SedCard" konsultieren und so eine Vorauswahl nach den von Ihnen zuvor festgelegten Kriterien treffen.

*Demos Publishing, 2001, 166 Seiten, ca. 15 Euro.

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2. Realisieren Sie eine Zusammenfassung des Trainings

Sobald Sie Ihre „Eintagsfliegen“ rekrutiert haben, ist es unerlässlich, sie über Ihr Unternehmen, Ihre Produkte und die wichtigsten Merkmale Ihrer Kundschaft zu informieren. In der Tat müssen sie in der Lage sein, wesentliche Fragen über die Tätigkeit des Unternehmens, die Positionierung usw. zu beantworten. „Allerdings ist eine Hostess kein Handelsvertreter, warnt Xavier Lucron. Ihre eigene Rolle besteht darin, die der internen Verkaufsteams zu ergänzen. Sie muss genug wissen, um die Frage eines Besuchers zu beantworten, um sein Interesse zu wecken, aber sie ist nicht für den Verkauf ausgebildet. „Um die Ausbildung Ihrer Hostessen zu perfektionieren, können Sie daher einige Wochen vor Messebeginn eine Schnellschulung in Ihren Räumen oder denen der Hostess Agentur organisieren. Die bereitgestellten Informationen werden umso effektiver sein, wenn sie von Rollenspiel-Szenarien begleitet werden“, erklärt Laurent Rignault, CEO von Select Marketing, einer Beratungsagentur für Aussteller. Sie können z.B. eine Simulation organisieren und einen Ihrer Vertriebsmitarbeiter bitten, die Rolle des Kunden zu übernehmen, um zu überprüfen, ob das Verhalten der Hostess zufriedenstellend ist oder ob sie die Rede, die Sie ihr beigebracht haben, ausreichend beherrscht. „Viele Unternehmen sind mit einem kurzen Briefing – eine halbe Stunde vor Messebeginn – zufrieden. Idealerweise sollten Sie ihnen ein schriftliches Dokument hinterlassen, das die wichtigsten Informationen über das Unternehmen zusammenfasst.

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3. Die Aufgaben während der Ausstellung

Sobald die Lounge geöffnet ist, geht es darum, die Aufgaben, die Ihren Hostessen übertragen werden, genau zu definieren. Es steht außer Frage, dass sie das Verkaufspersonal ersetzen, sie fungieren lediglich als Relais. Sie müssen sich zur Verfügung stellen, um Besucher willkommen zu heißen", räumt Xavier Lucron ein. Ihre Aufgabe besteht darin, den Kunden oder Interessenten warten zu lassen, bis ein Vertriebsmitarbeiter zur Verfügung steht. "Dies ist eine sehr wichtige Rolle. Ein Besucher, der nicht innerhalb von zwei Minuten nach seiner Ankunft am Stand betreut wird, verlässt den Stand unverzüglich. Die Hostessen müssen daher Neuankömmlinge erkennen, ihnen einen Kaffee anbieten und sie bitten, sich zu setzen. Aber ihre Rolle beschränkt sich nicht auf diese Begrüßung. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Informationen zu sammeln. "Idealerweise sollten ihnen Formulare zur Verfügung gestellt werden, die sie mit Qualifikationskriterien ausfüllen. Sie helfen den Außendienstmitarbeitern während des Treffens oder nach der Messe", rät Laurent Rignault. Sie haben nicht immer Zeit, alle Besucher zu treffen. Wenn die Hostessen die maximale Anzahl von Kontakten sammeln, haben Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um Interessenten schnell zurückzurufen. "Zumal sie es sich leisten können, grundlegende Fragen zu stellen. Zum Beispiel zu wissen, ob der Besucher bereits ein Kunde ist, ohne das Risiko, die Person zu beleidigen, da sie nicht mit einem Verkäufer gleichgesetzt wird. Er hingegen muss alle seine Kunden kennen", rechtfertigt Xavier Lucron.

4. Fördern Sie das Tandem Gastgeberin/Kommerzielles

Auch die Hostessen müssen sich auf die Suche nach Kunden machen, ohne darauf zu warten, dass diese von sich aus zum Stand kommen. "Auf einer Messe befindet sich der Stand Ihres Unternehmens oft auf einer Insel, manchmal mit etwa einem Dutzend Konkurrenten. Man muss auffallen und Besucher anziehen", bemerkt Laurent Rignault. Außendienstmitarbeiter und Hostessen müssen daher zusammenarbeiten, um die Präsenz des Unternehmens zu optimieren. "Die Gastgeberin "jagt" den Besucher und der Verkäufer ist dafür zuständig, den Prozess zu verwandeln, indem er ihm einige Gesprächsminuten widmet", fährt er fort. So können Sie Ihre Hostessen mit der Aufgabe betrauen, die Gänge zu begehen, indem Sie z.B. Beiträge für einen Wettbewerb verteilen, der den Verkehr auf den Stand locken soll. Sobald der Besucher kontaktiert wurde, kann er Unterlagen aushändigen und Fragen stellen, um sich auf das Gespräch mit dem Außendienstmitarbeiter vorzubereiten. Sie müssen aber auch während des Gesprächs mit dem Handelsvertreter eingreifen, um es zu verkürzen", erklärt Xavier Lucron. Der Verkäufer kann nicht 30 Minuten mit jedem Besucher verbringen und das Einzelgespräch alleine beenden. Die Gastgeberin spielt dabei eine entscheidende Rolle. "Schließlich muss die Hostess dafür sorgen, dass der Stand ordentlich und sauber bleibt und dass es nicht an Unterlagen mangelt. Es ist besser, ihn bei der Hostess, als ihn im Selbstbedienungsbereich stehen zu lassen. Eine zusätzliche Möglichkeit, mit Kunden in Kontakt zu treten.

Kosten einer Hostess / Messehostess

Die Beschäftigung einer oder mehrerer Hostessen für eine Messe ist nicht nur für große Unternehmen. Kleinere Unternehmen, die es sich nicht leisten können, ihr gesamtes Verkaufspersonal anwesend zu haben, sind besser dran, wenn sie Hostessen als Rückendeckung einsetzen. Die Preise variieren je nach Spezialisierung der Hostess Agenturen, aber im Allgemeinen liegen die Kosten zwischen 180 und 210 Euro pro Tag und pro Hostess.

Vergewissern Sie sich, dass die Hostessen entsprechend angezogen sind

Die Kleidung der Hostessen auf einer Messe ist ein wichtiges Element. Sie vermittelt weitgehend das Image des Unternehmens. Wenn Sie sich für eine Spezialagentur entschieden haben, wird Ihnen in der Regel ein Katalog / SedCard angeboten. Von klassischen marineblauen Anzügen bis hin zu raffinierteren Kleidern hängt die Wahl von dem Sektor ab, in dem Sie tätig sind. Wenn Sie dagegen Ihre Hostessen direkt angeworben haben, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können ihnen die Wahl ihres eigenen Outfits überlassen, jedoch können Besucher sie mit den Verkäufern verwechseln. Wenn es nur eine kleine Anzahl von Hostessen gibt, können Sie ein gewöhnliches Hemd kaufen und sie bitten, schwarze oder marineblaue Röcke oder Hosen zu tragen. Wenn es sich um eine große Messe handelt oder wenn Sie das ganze Jahr über viele Shows veranstalten, können Sie Ihre Outfits mit dem Namen und den Farben Ihres Unternehmens personalisieren lassen.

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