Der Veranstaltungsauftrag

Hast Du vor, Dich nach einem Job in der Veranstaltungsbranche umzusehen? Dann wäre es zunächst einmal gut, wenn Du die Branche besser kennenlernen würdest und Dich darüber informieren, was Dich erwartet, wenn Du erst einmal im Geschäft bist. Was genau ist die Veranstaltungsbranche? Welche Arten von Veranstaltungsaufträgen können die Agenturen Dir anbieten? Kurz gesagt: Was musst Du wissen, bevor Du Dich zum ersten Mal um eine Stelle als Hostess in diesem Bereich bewirbst? Alle Antworten auf diese Fragen findest Du in diesem Artikel

Die Veranstaltungsbranche

Eines muss man sich klarmachen: Eventmanagement ist in erster Linie ein Kommunikationsinstrument außerhalb der Medien. Dieses Instrument zielt darauf ab, eine Veranstaltung (daher der Name) zu organisieren, wobei diese Veranstaltung eine Vielzahl von Formen annehmen kann, aber immer einen professionellen Subtext hat. Die Veranstaltung kann kommerziell (Messe, Ausstellung, Showroom usw.), kulturell, sportlich oder als Incentive (eine firmeninterne Veranstaltung, die der Gruppenstimulation gewidmet ist, z.B. durch einen Tag körperlicher Aktivität oder ein Seminar in der Natur), öffentlich oder privat sein. Sie kann von einem Unternehmen, einer Organisation oder einer Einzelperson organisiert werden. Und sie kann von einigen Stunden bis zu mehreren Tagen dauern.

Diese Veranstaltungen müssen nicht unbedingt darauf abzielen, ein Produkt/eine Dienstleistung zu verkaufen. Ein Sportwettkampf beispielsweise kann in den Bereich der Veranstaltungen fallen, ohne, dass er ein kommerzielles Ziel verfolgt - die Tour de France für Radfahrer, Roland Garros, eine Fußballweltmeisterschaft usw., aber auch ohne, dass er ein kommerzielles Ziel hat. Auf jeden Fall ohne ein direktes kommerzielles Ziel zu haben. Dennoch werden diese Veranstaltungen von Marken gesponsert und von professionellen Eventmanagern betreut, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen. So kann ein Event-Einsatz sowohl im Rahmen einer Fachmesse als auch bei einer Sport- oder Kulturveranstaltung stattfinden.

Die Event-Kommunikation

Die Veranstaltung, wie sie in unserer ersten Antwort beschrieben wurde, hat also den Wert eines Kommunikationsmittels. Dieses besteht darin, für ein Produkt oder eine Dienstleistung, ein Unternehmen, eine Gruppe, eine Marke, einen Sport, ein anderes Ereignis usw. zu werben. Das Ziel ist es, eine Botschaft zu vermitteln, egal ob sie von privatem oder öffentlichem Interesse ist. Keine Veranstaltung ist vollkommen uneigennützig. Wenn Sie eine der bekanntesten Messen in Frankreich, die Landwirtschaftsmesse, nehmen, ist ihre Botschaft klar: Sie soll dazu beitragen, ein positives Bild der ländlichen Welt und des Berufs des Landwirts/Züchters zu verbreiten, die junge Generation für diese Berufe begeistern usw.

Der Vorteil ist, dass die Veranstaltung ihre eigene Werbung macht. Sie braucht niemanden oder fast niemanden. Die Buchmesse beispielsweise lenkt die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit auf den Lesemarkt und macht Verleger und Autoren sichtbar, ohne dass herkömmliche Marketingmethoden (z.B. Fernseh- oder Radiospots) erforderlich sind. Die Medien sorgen selbst für die Weiterleitung der Informationen, wodurch die Öffentlichkeit Lust bekommt, in Scharen an der Veranstaltung teilzunehmen. Oder die Ankündigung erfolgt intern (bei einer Firmenveranstaltung) über die firmeneigenen Kanäle, um möglichst viele Mitarbeiter zur Teilnahme anzuregen.

Beachten Sie, dass sich dieser Bereich ständig weiterentwickelt. Die Marketingfachleute erfinden ständig neue Wege, um auf diesem Weg zu kommunizieren. Dadurch entsteht immer wieder eine neue Form von Event-Missionen.

Arten von Eventmission für Hostessen

Als Hostess, die für einen Event-Einsatz eingeteilt wird, kannst Du in vielen verschiedenen Kontexten arbeiten. Was die Kategorien von Veranstaltungen betrifft, ist die Auswahl groß und es ist für jeden etwas dabei. Einige Beispiele für typische Veranstaltungen sind:

  • Fachmessen,
  • Handelsmessen,
  • Corporate Events,
  • Indoor- oder Outdoor-Sportwettkämpfe/-challenges,
  • Kongresse, Konferenzen, Kolloquien, Symposien,
  • Seminare, Incentive-Veranstaltungen,
  • Showrooms, Roadshows,
  • Private oder öffentliche Abendveranstaltungen,
  • Einführung von Produkten,
  • Tage der offenen Tür,
  • Öffentlichkeitsarbeit, Pressearbeit (Konferenzen oder Reisen),
  • Operatives Marketing, Street Marketing, Kultur- oder Sportmarketing,
  • Multimedia,

Es gibt also keine Grenzen für die Art von Veranstaltungen, die man organisieren kann und für die Art von Aufgaben, die man im Rahmen von Veranstaltungen übernehmen kann.

Anforderungen einer Hostess bei einer Veranstaltung

Die Aufgaben, die eine Hostess bei einem Veranstaltungsauftrag zu erfüllen hat, können vielfältig sein und hängen von der Art der Veranstaltung ab. Bei einer Firmenfeier oder einem Konzert kann es sein, dass Du für die Garderobe zuständig bist. Bei einer Fachmesse hat eine Hostess zahlreiche Aufgaben: das Publikum begrüßen und orientieren, Fragen beantworten, die Namensschilder am Eingang aushändigen, für den reibungslosen Ablauf einer Konferenz oder eines Workshops sorgen oder diesen sogar moderieren usw. (weitere Informationen auf dieser Seite). Es kann auch sein, dass Du Dich im Rahmen eines Veranstaltungsauftrags um das Catering kümmern musst: Platzierung der Gäste, Servieren am Tisch etc.

Es gibt also unzählige Möglichkeiten. Es kommt darauf an, um welchen Job als Hostess Du Dich bewirbst und um welche Art von Veranstaltung es sich handelt.


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